Niestety nie wiem jak to działa w PR, bo załatwialiśmy tylko w IC, ale napiszę jak to wyglądało w naszym przypadku, może się na coś przyda

W IC załatwiało się to lokalnie (nie centralnie). Znalazłem kto jest właścicielem danego pociągu, bo to kierownik z danego regionu odpowiadał za skład pociągu, potem po wielu telefonach udało mi się załatwić numer do szefa PKP Gdynia i to z nim bezpośrednio się dogadywałem.
Poza tym kiedyś wracaliśmy w 18 osób też z Gdyni (IC), oczywiście niczego wcześniej nie zamawialiśmy, więc podjechaliśmy kilka godzin wcześniej na dworzec, żeby zobaczyć co da się zrobić. Panie w 2 kasach twierdziły, że nic nie da się zrobić, natomiast pani w trzeciej kasie zadzwoniła do kierownika. Ostatecznie doczepiono nam wagon bezprzedziałowy na wyłączność i kazano ładować się do środka. Wagon doczepiony tak, że praktycznie nikt nie chciał przechodzić itd.
Ogólnie chyba dużo zależy od osoby, która jest odpowiedzialna za skład pociągu. Jak trafisz na normalną, to pewnie uda się coś załatwić, jak trafisz na gbura, to lipa.
Jak dowiesz się już czegokolwiek, to pisz tutaj, na pewno się przyda taka informacja.